Hari ini saya menulis tentang bagaimana cara membuat tugas dan melaksanakan tugas. Pemikiran ini muncul kemarin, ketika daftar tugas saya berantakan karena ternyata banyak yang overdue dan saling bertentangan prioritasnya.
Sebenarnya, saya sudah cukup lama familiar dengan task manager. Saya pernah menggunakan aplikasi gamified bernama Habitica sejak tahun 2016 (profilnya bahkan masih ada sampai sekarang). Kemudian, saat saya menjabat sebagai Chief Resident sekitar 127 pekan yang lalu dan harus berbagi tugas dengan Wakil Chief Resident, kami beralih ke aplikasi lain yang bisa digunakan bersama secara gratis, yaitu Todoist, agar pekerjaan lebih terkoordinasi.
Namun, setelah sekian lama, kenapa saya baru kembali mempertanyakan sistem ini? Jawabannya sederhana, masalahnya terus berulang. Bentrokan antar agenda sudah pernah saya atasi, tapi tetap muncul lagi dan lagi. Saya merasa perlu membuat batasan dan pola yang jelas untuk diikuti.
Selain itu, saya juga menyadari masalah pribadi saya, saya cenderung malas dan hanya terdorong untuk mengerjakan tugas yang sudah due atau bahkan overdue. Saya hampir tidak punya motivasi untuk mengerjakan tugas yang belum waktunya, meskipun sebenarnya penting.
Masalah lainnya adalah soal penggolongan tugas. Saya orangnya cukup kaku dalam artian saya ingin tahu dengan jelas apa yang harus dikerjakan, kapan, dan kenapa. Fleksibilitas sering kali justru membuat saya tidak melakukan apa-apa sama sekali. Tapi di sisi lain, fleksibilitas juga memberi saya alasan untuk menunda dan bersantai. Ironis.
Pengumpulan Tugas
Tugas tidak muncul begitu saja. Tidak ada “wahyu” yang turun untuk menyuruh saya mencuci piring. Semua tugas berasal dari observasi terhadap lingkungan. Ketika saya melihat masalah, biasanya solusinya jelas. Pertanyaannya adalah apakah harus dikerjakan sekarang? Bisa ditunda? Atau tidak perlu dilakukan sama sekali?
Cara paling realistis untuk mengumpulkan tugas adalah dengan mengamati kebutuhan sekitar, bisa saja rumah, anak, pekerjaan, bahkan kenyamanan pribadi. Semua itu saya kumpulkan dalam satu wadah. Di Todoist, wadah ini disebut Inbox.
Jenis Tugas yang Membingungkan
Selama ini, saya melihat ada beberapa jenis tugas berdasarkan waktu:
- Tugas yang bisa dilakukan kapan saja sebelum waktunya (misalnya membaca).
- Tugas yang tidak relevan dilakukan sebelum waktunya (misalnya menjemput anak).
- Tugas yang tidak relevan dilakukan setelah waktunya lewat (misalnya membereskan rumah sebelum tamu datang).
- Tugas yang relevan sepanjang hari.
- Tugas yang bisa diabaikan tanpa konsekuensi berarti (misalnya push rank game).
Selain itu, ada juga penggolongan berdasarkan kepentingan:
- Tugas yang menunjang growth (misalnya membaca).
- Tugas yang bersifat maintenance (misalnya mencuci piring).
- Tugas yang sifatnya “survival” (misalnya mengucapkan selamat ulang tahun ke istri).
- Tugas yang tidak berdampak besar jika diabaikan (misalnya nonton bioskop).
Penggolongan Tugas yang Saya Gunakan
Akhirnya, saya mengelompokkan tugas menjadi empat prioritas berdasarkan dampaknya:
Prioritas 1
Tugas yang jika tidak dikerjakan akan menimbulkan kekacauan. Contoh: rapat dengan atasan, menjemput anak, memantau pasien ICU.
Prioritas 2
Tugas yang berdampak baik di masa depan (snowball effect). Biasanya fleksibel secara waktu. Contoh: membaca, olahraga, menabung.
Prioritas 3
Versi ringan dari Prioritas 1. Sebaiknya dikerjakan tepat waktu, tapi masih bisa ditunda sebentar. Contoh: makan malam, ambil daily reward game, beli galon.
Prioritas 4
Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak. Tidak punya efek besar, tapi sering menarik secara psikologis. Contoh: nonton bioskop, baca komik.
Algoritma Penetapan Prioritas
Saya membuat algoritma sederhana:
- Apakah tugas harus dilakukan pada waktunya?
- Ya → Prioritas 1 atau 3
- Tidak → Prioritas 2 atau 4
- Apakah tugas punya efek snowball?
- Ya → Prioritas 1 atau 2
- Tidak → Prioritas 3 atau 4
Penetapan Waktu
Saya menetapkan due time sebagai berikut:
- Prioritas 1 dan 3: waktu saat tugas harus atau boleh mulai dikerjakan.
- Prioritas 2 dan 4: waktu terbaik untuk mengerjakan, bukan batas wajib.
Contoh Kasus
Pada pukul 13:21, saya memiliki daftar tugas:
- Tugas A (P1) 08:20
- Tugas B (P2) 09:11
- Tugas C (P3) 10:12
- Tugas D (P4) 11:10
- Tugas E (P1) 17:08
- Tugas F (P2) 17:30
- Tugas G (P3) 18:02
- Tugas H (P4) 18:55
Tugas A–D sudah overdue, sedangkan E–H belum mulai. Tugas F dan H bisa dikerjakan juga karena sifat waktunya fleksibel, sehingga tugas yang bisa dikerjakan saat ini adalah A, B, C, D, F, dan H.
Urutan pengerjaan:
- Prioritas 1 overdue → Tugas A
- Prioritas 2 overdue → Tugas B
- Prioritas 2 fleksibel → Tugas F
- Prioritas 3 overdue → Tugas C
- Prioritas 4 overdue → Tugas D
Tugas E dan G menunggu waktunya. Tugas H opsional.
Konflik paling sering terjadi antara Prioritas 2 (belum waktunya) dan Prioritas 3 (sudah overdue). Dalam kondisi tertentu, Prioritas 3 bisa didahulukan jika lebih cepat selesai dan peluang Prioritas 2 belum optimal.
Kesimpulan
Ini hanyalah sistem versi saya hari ini. Bisa jadi besok berubah lagi. Kalau berubah, mungkin akan saya tulis lagi.
Posting Komentar